Кожен із вас напевно хоч раз чув вислів «компетентний фахівець». Однак мало хто замислюється над тим, що саме робить людину компетентною в конкретному питанні — hard skills, soft skills чи сукупність навичок, досвіду та особистісних якостей?
На жаль, навіть самі співробітники та їхні керівники не завжди можуть дати чітку відповідь на таке запитання. Чому «на жаль»? Тому що від цього залежить не тільки кар’єрне зростання кожного відокремленого співробітника, а і процес досягнення цілей усієї компанії.
Для якісного оцінювання персоналу не потрібно вигадувати нічого нового. Достатньо скористатися таким адаптивним інструментом, як матриця компетенцій. Розберімося докладніше, що це за інструмент, для чого потрібна матриця компетенцій і кому можна довірити її складання.
Що таке матриця компетенцій?
Якщо говорити простою мовою, матриця компетенцій — таблиця з переліком і оцінками професійних навичок та особистісних якостей співробітників компанії. Вона нагадує анкету. Ось тільки в ній вказують не улюблений колір або фільм, а ключові скіли працівників. І заповнюють її не самі співробітники, а керівники на основі певної шкали оцінювання.
Аби вирішити таке завдання, нерідко вдаються до допомоги зовнішніх фахівців — про це поговоримо трохи пізніше. Для різних компаній наповнення матриці компетенцій може відрізнятися. Усе залежить від сфери діяльності, корпоративних цілей і завдань. Для кожної посади в компанії, як правило, складають різну матрицю компетенцій. Погодьтеся, HR-у важливіше знати методи добору та наймання претендентів, ніж вміти працювати з фреймворками.
Хоч матрицю компетенцій і заведено представляти у вигляді таблиці, її можна відобразити й іншими методами — у вигляді діаграми, графіка тощо. Тут важливіше точність і синхронність оцінок, а не зовнішній вигляд підсумкових результатів. Крім того, вона має бути прозорою і зрозумілою співробітникам.
Для чого потрібна матриця компетенцій?
Інформація про рівень володіння ключовими навичками корисна як співробітникам, так і керівникам. Вона може стати чудовою стартовою точкою для чіткого і прозорого процесу розвитку персоналу, досягнення цілей компанії.
Основні переваги сформованої корпоративної матриці компетенції:
- Ефективний розподіл ресурсів. Керівники компанії зможуть рівномірно призначати співробітників на різні проєкти з урахуванням розвинених навичок. У результаті не виникне ситуацій, коли всі найкращі фахівці будуть перекинуті в одну команду, послабивши інші напрями.
- Баланс навичок у команді. Дасть змогу уникнути ситуації, коли ключові компетенції зосереджені в одного співробітника. У разі хвороби або звільнення таких фахівців великий ризик втрати важливих навичок і зниження працездатності колективу.
- Контроль рівня знань. Матриця компетенцій дасть змогу визначити слабкі місця в скілах співробітників. Згодом їх можна закрити шляхом підвищення кваліфікації працівників, або через найм фахівця з відповідними навичками.
- Підвищення ефективності наймання. Знаючи, на які скіли та якості потрібно звертати увагу під час приймання на роботу, керівники або HR-и зможуть значно спростити завдання підбору персоналу.
- Створення та валідування системи грейдів. І співробітникам, і керівництву важливо чітко розуміти, які ранги є в компанії, які між ними відмінності й що необхідно для переходу між ними.
- Мотивація та розвиток персоналу. Прозорість грейдів і вимог дасть змогу підвищити мотивацію співробітників, збільшити їхню працездатність і поліпшити результат. Фахівцям буде простіше йти до відчутної мети, а не до ефемерного «можливе кар’єрне зростання».
Як бачите, грамотне оцінювання навичок дасть змогу підвищити ефективність роботи співробітників і вирішить безліч проблем у компанії.
Розроблення матриці компетенції
Коли заходить мова про таблицю з оцінкою навичок, не потрібно уявляти Excel з наспіх заповненими клітинками. Створення матриці компетенції — складніше завдання. На практиці використовують 3 основні методи розроблення такого документа:
- Самостійний. Найбільш часозатратний варіант, але водночас він вирізняється високим ступенем об’єктивності. Створенням матриці займається керівник компанії або конкретного відділу, а не HR. Для цього проводять спостереження за співробітниками, виділення ключових якостей, розрахунок ефективності тощо. На підставі отриманих даних формується матриця для кожного спеціаліста.
- Готові зразки. В інтернеті можна знайти безліч різних матриць компетенції, які вже готові для використання. Важливо лише пам’ятати, що кожен зразок створювався з урахуванням особливостей конкретної компанії. Тому не рекомендується використовувати знайдену модель «з коробки» без доопрацювань та адаптації. В ідеалі застосовувати такі приклади як довідкову інформацію для розроблення власної моделі.
- Аутсорсинг. Ідеальний варіант для керівників, які не хочуть витрачати час на дослідження процесів і аналізування ефективності роботи співробітників. У такому разі розробленням матриці компетенції займається зовнішня компанія, яка залучає для цього досвідченого експерта-консультанта. Він повністю занурюється в усі бізнес-процеси і складає моделі для кожної посади.
То який метод розроблення обрати?
Практика показує, що в керівників компаній не завжди є багато вільного часу на складання докладної матриці. Через що варіант із самостійним розробленням — не найпопулярніший. Використовувати шаблон без правок і адаптації теж не прийнято. Тому найоптимальніший і найефективніший спосіб розроблення матриці компетенції — останній із розглянутих методів.
У чому перевага аутсорсингу розроблення матриці компетенцій?
Консалтингові компанії не тільки заощадять час, а й забезпечать високий рівень достовірності даних. Досвідчені консультанти знають, на що потрібно звернути увагу під час аналізування роботи персоналу, які моделі компетенції потребують детального вивчення, і як забезпечити синхронний і коректний результат для всіх співробітників. Водночас весь процес ділиться на кілька етапів.
Наша компанія, наприклад, допоможе вам розробити матрицю у два кроки. Спочатку визначимо:
- першорядні та другорядні компетенції;
- позначимо необхідні знання, навички та досвід кожного фахівця;
- розробимо перелік рівнів компетенції;
- створимо саму матрицю та інструкції до неї: що, як і коли робити.
Другий крок у співпраці відводиться для розроблення необхідних шаблонів, чек-листів, опитувань і висновків: які процеси розвитку мають бути в компанії, щоби підходи були зрозумілими кожному співробітнику, наставнику й керівнику.
У кінцевому підсумку ви здобудете гнучкий і адаптивний інструмент, який покаже актуальний рівень розвитку співробітників і допоможе приймати важливі управлінські рішення.